اگر به صفحه بارگذاری سرویس ایمیل گوگل توجه کنید، متوجه تغییرات جزئی می‌شوید. هنگام بارگذاری جیمیل، Google Workspace جایگزین واژه Gmail شده است. یکپارچه‌سازی مسیری است که گوگل در خدمات خود در پیش گرفته. اکنون، میتوانید بهجای راه‌اندازی جداگانه برنامه‌هایی مانند Docs و Calendar و Drive، در پنجره‌ای جدید به همه آنها در جیمیل دسترسی پیدا کنید. با این یکپارچگی در جیمیل، بهجای بازکردن تب‌های متعدد و ایجاد حواس‌پرتی، میتوانید روی کارتان تمرکز کنید؛ زیرا دیگر به جست‌وجوی برنامه‌ها نیازی ندارید.
گوگل در حال گسترش جیمیل از سرویس گیرنده ایمیل به راه‌حلی همه‌کاره است. اگر از رابط کاربری جدید گوگل چت استفاده کنید، چهار آیکون جدید در سمت چپ صفحه‌نمایش ایمیل مشاهده خواهید کرد. به‌غیر از آیکون ایمیل، آیکون‌های Chat و Spaces و Meet را نیز در این قسمت خواهید یافت. برای برقراری ارتباط با افراد، دیگر به بازکردن برنامه‌های اختصاصی نیازی نیست. پیام‌های فوری را ازطریق چت میتوانید ارسال و ویدئو کنفرانس‌ها را در Meet برگزار و برای پروژهای مختلف Space ایجاد کنید.
گوگل چت
اگر گوگل چت را در جیمیل فعال کنید، از دو قابلیت چت و روم میتوانید استفاده ببرید.
گوگل چت به‌غیر از خدماتی مانند اشتراک فایل‌های معمول، خدمات دیگری دراختیار کاربران قرار داده است. برای مثال، میتوانید ازطریق پنجره چت فایلی را از گوگل درایو به‌اشتراک بگذارید و جلسه‌ای ویدئویی را در Google Meet برگزار و حتی ازطریق تقویم گوگل قرارها و جلسه‌های خود را مدیریت کنید. در گوگل چت، علاوه‌بر ایجاد چت‌های خصوصی می‌توان گروه ایجاد کرد تا هماهنگی کارهای گروهی و و مکالمه‌های گروهی آسان‌تر شود.
گوگل اسپیس (گوگل روم سابق)
این ویژگی کمک می‌کند تا فضاهای سازمان‌یافته‌ای برای پروژه‌های مختلف ایجاد کنید. هر بخشی که ایجاد می‌کنید، بخش چت و فایل‌ها و وظایف مخصوص به خود را دارد. این موضوع تضمین می‌کند که تمام موارد مورد‌نیاز پروژه دراختیار شما و گروهتان قرار گیرد. تب چت تمام مکالمات مربوط به اسپیس شما را در یک مکان نگه‌داری می‌کند. گوگل اسپیس همه ویژگی‌های گوگل چت را دارد. ازطریق اسپیس نیز میتوانید فایل‌ها را به‌راحتی به‌اشتراک بگذارید و ویدئوکنفرانس ترتیب دهید یا حتی جلسه‌ای را مستقیما ازطریق ابزار تعبیه‌شده برنامه‌ریزی کنید.
اگر نیاز دارید فایل‌ها را با گروهتان به‌اشتراک بگذارید، برگه Files امکان می‌دهد این کار را با آسانی انجام دهید و فایل‌ها را از کامپیوترتان میتوانید بارگذاری کنید یا اسناد را ازطریق گوگل درایو به‌اشتراک بگذارید. علاوه‌بر‌این، هر فایل مجوزهایی که به آن می‌دهید، حفظ می‌کند. وقتی سندی را به‌اشتراک می‌گذارید، حوزه اختیارات سایر افراد گروه مانند مشاهده یا ویرایش یا نظر گذاشتن روی مجوزها را میتوانید مشخص کنید. گوگل اسپیس اکنون اسناد Google Doc را ازطریق خود اسپیس در داخل برنامه باز می‌کند؛ بنابراین، دیگر نیازی نیست که تب یا پنجره جداگانه‌ای برای مشاهده یا ویرایش یا نظر گذاشتن روی اسناد باز کنید.
درنهایت، تخصیص وظایف اکنون مستقیما در بخش Tasks انجام می‌شود. در اینجا، میتوانید وظیفه‌ای خاص با تمام جزئیات مربوط به آن را ایجاد و زمان تحویل آن را تنظیم و آن را به شخص خاصی پیوست کنید. با این کار، وظیفه به‌طور خودکار به برنامه Google Tasks فردِ پیوست‌شده ارسال می‌شود. از این طریق دیگر به ارسال ایمیل‌های طولانی برای انجام و توضیح کارها به تک‌به‌تک افراد گروه نیازی نیست؛ بلکه وظایف زیادی را در یک لحظه میتوانید ایجاد و افراد مدنظر را برای انجام آن تعیین کنید.
Google Meet
گوگل ورک‌اسپیس شورتکاتی برای ایجاد و پیوستن به جلسات دارد. وقتی روی New meeting کلیک می‌کنید، لینک اتاق جلسه را مشاهده خواهید کرد. شما دعوت‌نامه‌ها را ازطریق ایمیل یا با کپی و ارسال آنها به‌صورت جداگانه میتوانید ارسال کنید. ازآنجاکه با کلیک روی Start now میتوانید جلسه خود را در پنجره جدیدی از مرورگر اداره کنید، به نصب برنامه دیگری نیازی نیست. برای پیوستن به جلسات نیز، میتوانید ازطریق خود گوگل ورک‌اسپس روی Join a meeting کلیک کنید و با وارد‌کردن کد اتاق جلسه، به جلسه بپیوندید.
گوگل اپس و فراتر از آن
حتی اگر به‌صورت مستقل کار می‌کنید، ورک‌اسپیس می‌تواند کمک مفیدی محسوب شود. ادغام گوگل ورک‌اسپیس با تقویم گوگل، مخاطبان، Keep و Tasksبه سازمان‌دهی بیشتر فضای کاری‌تان کمک می‌کند. شما از این طریق میتوانید برنامه‌هایتان را بررسی کنید، یادداشت بردارید، کارهای روزانه‌تان را ببینید و حتی افرادی را در ورک‌اسپیس خود پیدا کنید.
تقویم گوگل
در تقویم گوگل یا Google Calendar، میتوانید برنامه روزانه خود را مشاهده و مدیریت کنید. حتی رویدادهای جدید را مستقیما ازطریق صفحه‌نمایش میتوانید ایجاد و آنها را تنظیم کنید.
Google Keep
یادداشت‌برداری از ایمیل‌ها به‌کمک Google Keep بسیار ساده‌تر است. با کلیک روی آیکون گوگل کیپ، میتوانید جدیدترین یادداشت‌ها و گزینه Take a note را مشاهده کنید. پس از ایجاد یادداشت، یادداشت به‌طور خودکار به ایمیلی لینک داده می‌شود که باز کرده‌اید. حتی پس از ذخیره یادداشت، ایمیل منبع آن را میتوانید مشاهده کنید. با کلیک روی منبع، مستقیما به ایمیل لینک‌شده وارد می‌شوید و دیگر به جست‌وجو در صندوق ورودی ایمیل‌ها نیازی نخواهید داشت.
Google Tasks
همه کارهایی که به انجامشان موظف‌اید، ازجمله وظایفی که در گوگل اسپیس به شما اختصاص داده شده‌اند، در Google Tasks ظاهر می‌شوند. برای سازمان‌دهی بیشتر وظایفتان، آنها را در فهرست‌هایی میتوانید دسته‌بندی کنید. اگر زمان تحویل وظایف خود را به گوگل تسکس اضافه کنید، تاریخ‌ها در تقویم گوگل ظاهر می‌شوند و از این طریق میتوانید به‌راحتی کنترل اوضاع را در دست بگیرید.
مخاطبان گوگل
اگر گوشی اندرویدی داشته باشید، تمام مخاطبان خود را در گوگل ورک‌اسپیس میتوانید مشاهده و به‌آسانی افراد را جست‌وجو کنید و مستقیما با آنها تماس بگیرید. تنها با یک کلیک می‌توان ایمیل ارسال و چت کرد و در تقویم گوگل قرار ملاقات تعیین کرد و حتی مخاطبان خود را به تماس ویدءویی دعوت کرد. همچنین ازطریق Recent interactions view، آخرین ایمیل‌های خود را با مخاطب مدنظر میتوانید مشاهده کنید.
سایر اپ‌ها
گوگل به شما امکان می‌دهد برنامه‌های دیگر را ازطریق مارکت‌پلیسِ گوگل ورک‌اسپیس به ورک‌اسپیس خود اضافه کنید. بسیاری از برنامه‌های محبوب مانند Asana ،Box ،Slack ،Trello و Zoom در این مارکت‌پلیس موجود هستند.
میتوانید هر پیامی که دارید، روی ایمیل‌ها بگذارید تا پیام به ایمیل مرجع لینک داده شود. در این صورت، تمام افراد گروه می‌توانند با مراجعه به لینک از مفهوم پیام شما آگاه شوند. اگر مشتری ایمیلی بفرستد که باید آن را به گروهتان منتقل کنید، به ارسال دستی پیام‌ها نیازی نیست؛ بلکه فقط کافی است آنها را با یک کلیک به برنامه همکاری گروه خود اضافه کنید.
گوگل ورک‌اسپیس مجموعه‌ای قدرتمند است که امکان می‌دهد برنامه‌های مفیدی را به‌صورت یکجا دراختیار داشته باشید. به‌کمک ورک‌اسپیس همه کارهای خود را بدون خروج از جیمیل میتوانید انجام دهید. تمام این ویژگی‌ها به شما امکان می‌دهد هنگام کار تمرکز کنید و دچار حواس‌پرتی نشوید. از این طریق میتوانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید و به‌سادگی کارهای بیشتری انجام دهید.
منبع:zoomit